Excel-Preislisten vergleichen.
Mit klaren Regeln statt Copy & Paste.
Mehrere Lieferanten, unterschiedliche Tabellen und ähnliche Artikelnummern: Ein sinnvoller Preisvergleich beginnt mit einer verlässlichen Zuordnung. Dieser Leitfaden beschreibt einen möglichen Ablauf, kein bereits abgeschlossenes Kundenprojekt.
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Was für einen belastbaren Vergleich gebraucht wird
Zu jedem Artikel werden ein eindeutiger Schlüssel, Preis, Währung und Bezugsmenge benötigt. Hinzu kommen gegebenenfalls Verpackungseinheit, Staffelpreis, Gültigkeitsdatum und Lieferbedingungen. Fehlt diese Grundlage, kann der niedrigste Zahlenwert trotzdem das falsche Ergebnis liefern.
Beispiel: 12 € für zehn Stück entsprechen 1,20 € pro Stück. Das ist erst dann mit einem Einzelpreis vergleichbar, wenn Artikel, Einheit und relevante Konditionen übereinstimmen.
Ein möglicher automatisierter Ablauf
- Dateien einlesen: Excel- oder CSV-Dateien auswählen und erforderliche Spalten prüfen.
- Formate vereinheitlichen: Dezimaltrennzeichen, Währungen, Datumswerte und Einheiten nach vereinbarten Regeln behandeln.
- Artikel zuordnen: Eindeutige Artikelnummern oder gepflegte Zuordnungstabellen verwenden.
- Unklare Daten anzeigen: Fehlende Werte und mehrdeutige Treffer zur Prüfung ausgeben.
- Preise vergleichen: Bezugsmenge, Staffelung und die vereinbarten Konditionen berücksichtigen.
- Ergebnis exportieren: Vergleich und Prüfliste als Tabelle weiterverwenden.
Welche Fehler nicht stillschweigend durchlaufen sollten
Doppelte Artikelnummern, fehlende Währungen oder veraltete Preisstände brauchen eine klare Behandlung. Ähnliche Artikelbezeichnungen sind ohne zusätzliche Prüfung keine sichere Zuordnung. Sinnvoll ist eine separate Fehlerliste mit Datei, Zeile und verständlichem Grund. Die ursprünglichen Preislisten bleiben erhalten.
Wann Excel genügt und wann ein Tool hilft
Bei wenigen, gleich aufgebauten Dateien kann eine vorhandene Excel-Funktion oder Abfrage ausreichen. Ein eigenes Tool wird interessanter, wenn Formate häufig wechseln, mehrere Personen denselben Ablauf durchführen oder Prüfregeln und Exporte wiederholt gebraucht werden. Der erste Schritt ist deshalb eine Prüfung Ihrer vorhandenen Möglichkeiten.
Den Nutzen mit eigenen Zahlen abschätzen
Rechenbeispiel mit Annahmen: Spart ein monatlicher Vergleich zwei Arbeitsstunden, sind das 24 Stunden im Jahr. Bei angenommenen internen Kosten von 35 € pro Stunde ergibt sich ein rechnerischer Zeitwert von 840 € pro Jahr. Dies ist keine zugesagte Einsparung; Betrieb, Pflege und Veränderungen der Daten müssen zusätzlich berücksichtigt werden.
Bei 90 € netto pro Entwicklungsstunde wären beispielsweise zehn vereinbarte Stunden 900 € netto. Ob dieser Aufwand genügt und sich die Umsetzung lohnt, lässt sich erst anhand Ihrer Dateien und Regeln beurteilen.
So lässt sich ein kleines Projekt abgrenzen
Zum Start können zwei Lieferantenformate, eine gepflegte Artikelzuordnung und ein definierter Excel-Export genügen. Vorab werden Prüffälle mit bekannten Ergebnissen festgelegt. Weitere Formate, zeitgesteuerte Verarbeitung oder eine Verbindung zur Warenwirtschaft sind mögliche spätere Erweiterungen.
Häufige Fragen
Sind gleiche Artikelbezeichnungen ein sicherer Schlüssel?
Nein. Bezeichnungen können sich unterscheiden oder mehrere Artikel meinen. Eindeutige Nummern und geprüfte Zuordnungstabellen sind verlässlicher.
Braucht das Tool Zugriff auf meine Warenwirtschaft?
Für einen ersten Dateivergleich häufig nicht. Eine spätere Integration wird separat geprüft und vereinbart.
Weiterführende Grundlage
Wenn Excel bereits genügt, beschreibt Microsoft das Zusammenführen von Abfragen mit Power Query. Ob die benötigten Funktionen verfügbar sind, wird anhand Ihrer Excel-Version und Datenquellen geprüft.
Ihre Aufgabe kurz besprechen.
Beschreiben Sie Ihren Ablauf und die vorhandenen Programme. Ich prüfe eine passende Umsetzung und grenze den Aufwand mit Ihnen ein.
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